Der Dienst E-Mail basiert auf der Software sendmail und imap, die hochverfügbar auf einem Cluster von Rechnern läuft. Hochverfügbar bedeutet hierbei, daß der theoretisch mögliche Ausfall einzelner Server die Funktion des Dienstes nicht beeinträchtigt.

Eingegangene Nachrichten werden auf den zentralen Servern nach Überprüfung auf SPAM und Viren in die Postfächer der Empfänger abgelegt, von wo aus sie von den berechtigten Empfängern gelesen, abgeholt und in eigenen Ordnern verwaltet werden können. Nachrichten können auf Wunsch bereits auf dem Server automatisch in eigene Ordner verschoben oder anderweitig bearbeitet werden.
Das Lesen oder Versenden von Nachrichten über den zentralen Dienst im ZIB ist für Mitarbeiter entweder über eine WEB-Schnittstelle oder über IP-Protokolle sowohl innerhalb, als auch außerhalb des ZIB möglich, solange die entsprechenden verschlüsselten Protokolle und eine Authentifizierung mit der Benutzerkennung im ZIB verwendet werden.